Soms rijst de vraag of een factuur moet worden geboekt op servicedatum of op factuurdatum als de twee datums verschillen. In dit artikel hebben we een overzicht gegeven van enkele veelvoorkomende scenario’s voor het omgaan met dergelijke gevallen.
Factuur boeken op servicedatum of factuurdatum: een overzicht
Of u een factuur per servicedatum of factuurdatum moet boeken, is afhankelijk van of het een inkomende of een uitgaande factuur is. Iedereen die goederen verkoopt of een dienst verleent en zijn klanten hiervoor een factuur stuurt, moet de leverings- of servicedatum vastleggen.
In het geval van een inkomende factuur (bijvoorbeeld als u een factuur ontvangt van uw leverancier), moet deze geboekt worden volgens de factuurdatum. Dit zorgt ervoor dat de aftrek van voorbelasting correct is.
Speciale gevallen bij het boeken van facturen
In deze paragraaf bekijken we enkele voorbeelden of bijzondere gevallen die in de praktijk vaak voorkomen en rijst de vraag of een factuur geboekt moet worden op basis van de servicedatum of de factuurdatum.
Factuurdatum & servicedatum rond de jaarwisseling
Rond de jaarwisseling zijn er een aantal dingen waar je rekening mee moet houden bij het posten van je rekeningen. Allereerst hangt het ervan af of u uw winst kunt bepalen met de berekening van het inkomensoverschot (EÜR) of dat u een balans moet opstellen met dubbel boekhouden.
Als u een EÜR moet aanmaken, is dat vrij eenvoudig: de binnenkomende betaling wordt toegewezen aan het jaar waarin de betaling is ontvangen, ook als de dienst in het voorgaande jaar is geleverd en de factuurdatum van het voorgaande jaar is. De enige doorslaggevende factor hierbij is het tijdstip van ontvangst van de betaling. Dienovereenkomstig wordt de factuur geboekt met de datum van ontvangst van de betaling.
Als u een dubbele boekhouding gebruikt en u moet een balans maken, is het iets ingewikkelder:
Factuurdatum vóór servicedatum: houd rekening met omzetbelasting
Als u een uitgaande factuur heeft waarvan de service of levering pas in het volgende jaar of kwartaal wordt geleverd en dus een andere leverings-/servicedatum heeft, wordt deze geboekt volgens de leverings-/servicedatum. De omzetbelasting wordt dan aangegeven voor de volgende periode.
Bij een inkomende factuur waarvan de levering of dienst pas in het volgende jaar of kwartaal wordt geleverd, wordt de factuurdatum geboekt. De voorbelastingaftrek wordt dan in het volgende tijdvak aangegeven.
Factuur in het huidige jaar maar servicebeurt in het voorgaande jaar
Als je vorig jaar een dienst hebt geleverd, maar de factuur pas in het nieuwe jaar hebt gemaakt, dan wordt deze factuur beschouwd als een “voorziene overlopende post”. In dit geval schrijft de HGB voor dat deze factuur zowel in de handels- als in de fiscale boekhouding onder “Vorderingen en overige activa en passiva” moet verschijnen. Het wordt daarom geboekt onder “Overige vorderingen” met de leverings-/servicedatum.
Ontvangt u een factuur waarvan u de dienst in het voorgaande jaar of maand al heeft ontvangen (bijvoorbeeld de telefoonrekening), dan boekt u deze met de factuurdatum in de lopende maand. De voorbelastingaftrek vindt dan plaats in het huidige of in het volgende tijdvak.
Is het postdateren van de factuurdatum toegestaan?
Het is in principe niet toegestaan om een factuur vooraf te dateren. De vroegste datum van de factuur kan de dag zijn waarop de factuur wordt verzonden. Deze wordt dan geboekt met de leverings-/servicedatum als deze afwijkt van de factuurdatum.
Conclusie: Boek de factuur op servicedatum of factuurdatum afhankelijk van het factuurtype
We hebben gezien dat het er bij het boeken altijd vanaf hangt of het een inkomende of uitgaande factuur is.
Uitgaande facturen worden geboekt op leverings-/servicedatum indien deze afwijkt van de factuurdatum; Inkomende facturen worden geboekt op factuurdatum. Zo zijn de aangifte omzetbelasting en de aftrek van voorbelasting altijd binnen de wettelijk verplichte termijn.