Er zijn meerdere redenen om een virtuele receptie in te schakelen. De tijd van het jaar zorgt ervoor dat er meer zieken zijn en bij de receptie is er dan snel sprake van onderbezetting. Er zijn evenementen gedurende het jaar die voor pieken bij de receptiemedewerkers zorgen. Of de werkzaamheden worden uitgebreid met een speciaal project dat meer tijd en inspanning van de betreffende receptiemedewerker vraagt.
Als je nog twijfelt of als de beslissing al is gevallen om het bedrijf te verrijken met een virtuele receptie, geniet je van de volgende voordelen:
Overslaan eerste horde: spelling van de namen van gasten
Misschien wel het aller lastigst aan de receptie is het registreren en ontvangen van gasten met moeilijke namen. In andere talen komen andere klanken voor en is zelfs het alfabet anders gespeld. Dat maakt het luisteren aan de telefoon wanneer iemand zich op die manier aanmeldt een stuk complexer en foutgevoeliger. Daarnaast is het zeer onprofessioneel om gasten met een verkeerde naam (geschreven of uitgesproken) te registreren en aan de balie te ontvangen.
Door gasten zelf via de virtuele receptie app van bijvoorbeeld DigiReceptie te laten registreren, heb je de eerste horde in ieder geval genomen. De gast heeft zijn eigen naam getypt en alle overige gegevens gedeeld. Geen fouten in de spelling van voor- of achternaam. Geen foutjes in het telefoonnummer of andere getallen. Het wil nog niet zeggen dat de uitspraak van een vreemde naam meteen goed verloopt, maar fase één is in ieder geval wel professioneel verlopen.
Automatisering registratie- en ontvangstproces
Na de fase van aanmelden voor meetings of bedrijfsbezoeken op afstand, ga je door naar de volgende fase: aanmelden op de locatie zelf. Omdat de gast een QR-code tijdens het aanmelden heeft ontvangen, kan de receptie deze bij binnenkomst direct scannen en de informatie uitlezen. De voorbereiding op gasten die gaan arriveren, is daardoor praktischer en maatwerk is mogelijk. Je kunt de taal aanpassen, bij een belangrijke gast de interne contactpersoon waarschuwen of een gast die van ver moet komen alvast iets te drinken aanbieden, voordat hij naar de afspraak vertrekt.
Het mooie van automatisering, is dat het scannen van de QR-code er bij de interne medewerker direct voor zorgt dat hij een melding krijgt dat de gast is gearriveerd. Zo laat je het proces veel efficiënter en prettiger voor alle partijen verlopen.
Kortom: een efficiënte en klantvriendelijke receptie
Door bepaalde taken van de receptie te vervangen door een app met virtuele receptie voor bedrijven, kan het personeel aan de receptie focussen op andere of belangrijkere taken. De app maakt een professionele aanpak met persoonlijke touch mogelijk. Wel zo handig voor het binnenhalen van potentiële klanten of het vasthouden van je bestaande klantenkring!
Comments are closed